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Dateien & zentrale Ablage

Nuka am Schreibtisch

Wolfstrail bietet zwei getrennte Datenablagen: Dateien direkt an der Firma und eine zentrale Ablage für den gesamten Arbeitsbereich. Beide lassen sich beim E-Mail-Versand als Anhang auswählen.

Firmen-Dateien

Jede Firma hat einen eigenen Reiter Dateien. Hier legen Sie Unterlagen ab, die nur zu dieser Firma gehören — Verträge, Angebote, Schriftverkehr.

  • Hochladen per Klick (bis 25 MB je Datei), Herunterladen, Löschen.
  • Cloud-Link verknüpfen (OneDrive/Google Drive) — es wird nur der Link gespeichert, immer die aktuelle Version.
  • PDFs können direkt zur Unterschrift gesendet werden (sofern die E-Signatur aktiv ist).

Dieselbe Datei-Ablage gibt es auch bei Kontakten, Leads und Deals.

Zentrale Ablage

Der Menüpunkt Ablage ist die arbeitsbereichsweite Bibliothek für wiederkehrende Dokumente: Flyer, Vorlagen, Preislisten, Broschüren. Alle Mitglieder können darauf zugreifen und die Dateien als E-Mail-Anhang verwenden.

  • Ordner anlegen, umbenennen, verschieben und verschachteln — für eine klare Struktur (z. B. Flyer 2026, Angebotsvorlagen, Datenblätter).
  • Dateien hochladen (bis 50 MB), herunterladen, in Ordner verschieben, löschen.

Ordner farblich kennzeichnen

Ordner lassen sich farblich codieren, damit Sie bei vielen Ordnern schneller den Überblick behalten.

  • Die Farbe wählen Sie beim Anlegen eines Ordners oder nachträglich beim Umbenennen.
  • Zur Auswahl stehen die Standardfarbe plus acht kräftige Farben.
  • Das Ordner-Symbol erscheint sofort in der gewählten Farbe.

Wer darf Dateien pflegen?

Das Ansehen und Verwenden ist für alle Mitglieder offen. Das Hochladen/Ändern/Löschen steuert das Recht „Zentrale Ablage verwalten":

  • Weisen Sie es einer Rolle oder Gruppe zu (Einstellungen → Rollen & Rechte bzw. Gruppen).
  • Ist das Recht niemandem zugewiesen, dürfen nur Administratoren pflegen.

Direkt als Anhang nutzen

Beim E-Mail-Versand aus einer Firma wählen Sie Anhänge wahlweise vom Computer, aus den Firmen-Dateien oder aus der zentralen Ablage — ideal, um immer den aktuellen Flyer mitzuschicken.