Automatisierung¶
Wiederkehrende Handgriffe laufen als Regel im Hintergrund: Das System legt Aufgaben an, setzt Tags, weist zu, benachrichtigt, verschickt E-Mails — oder reichert Daten automatisch an. Regeln werden im visuellen Editor als Fluss gebaut: Wenn → Bedingungen → Dann.
Der visuelle Editor¶
Jede Automation besteht aus drei Karten-Typen, die untereinander verbunden sind:
- Wenn-Karte (blau) — der Auslöser: ein Ereignis oder ein Zeitplan
- Bedingungs-Karten (gelb) — grenzen ein, welche Datensätze betroffen sind; mehrere Bedingungen sind mit „und" verknüpft (alle müssen zutreffen)
- Aktions-Karten (grün) — was passiert, in der angegebenen Reihenfolge
Neue Karten fügst du direkt an den Verbindungsstellen hinzu (+ Bedingung / + Aktion); der Papierkorb auf jeder Karte entfernt sie wieder.
Vorschau vor dem Speichern
Der Knopf „Vorschau" am Bedingungs-Zweig zeigt sofort, auf wie viele Datensätze die Regel aktuell zutreffen würde — so erkennst du zu breite oder zu enge Bedingungen, bevor die Regel läuft.
Auslöser¶
Ereignisse¶
Die Regel startet, sobald im CRM etwas passiert:
| Ereignis | Bezieht sich auf |
|---|---|
| Deal-Stufe geändert / gewonnen / verloren / angelegt | Deals |
| Lead angelegt | Leads |
| Kontakt angelegt | Kontakte |
| Firma angelegt | Firmen |
| Aufgabe überfällig | Aufgaben |
Bei Deal-Ereignissen kannst du zusätzlich auf Pipeline, Zielstufe und Mindest-Dealwert einschränken.
Zeitplan (wiederkehrend)¶
Die Regel läuft regelmäßig von selbst — wie ein persönlicher Assistent, der den Datenbestand durchsieht:
- Baustein wählen: Worauf soll die Regel laufen? Leads, Firmen, Kontakte, Deals oder Aufgaben
- Häufigkeit: täglich (mit Uhrzeit), wöchentlich (Wochentag), monatlich (am 1.) oder alle X Stunden
- Je Datensatz wiederholen: Standard ist einmalig — jeder Datensatz wird nur ein einziges Mal behandelt, auch wenn die Regel täglich läuft. Alternativ erneut nach 7/30/90 Tagen (z. B. für regelmäßige Wiedervorlagen).
Mengen-Begrenzung
Ein Zeitplan-Lauf behandelt maximal 500 Datensätze. Trifft die Regel auf mehr zu, arbeitet sie den Rest bei den nächsten Läufen ab.
Bedingungen (Bausteine)¶
Pro Bedingung wählst du Feld → Operator → Wert. Die Feldliste passt sich dem gewählten Baustein an — Beispiele:
- Adresse (Straße/PLZ/Ort) fehlt — für Datenpflege-Regeln
- PLZ beginnt mit — Gebietsaufteilung (z. B. „40" für Düsseldorf)
- E-Mail / Telefon / Website fehlt bzw. ist vorhanden
- Mitarbeiterzahl größer/kleiner (auch ≥ / ≤) — Zielgruppen nach Firmengröße
- Branche, Ort, Qualität, Quelle, Tag
- Keine Aktivität seit … Tagen — eingeschlafene Kontakte finden
- Angelegt vor mehr als … Tagen
Verfügbare Operatoren: ist gleich, ist nicht gleich, enthält, beginnt mit, größer als, größer oder gleich, kleiner als, kleiner oder gleich, fehlt/ist leer, ist vorhanden.
Aktionen¶
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| Aufgabe anlegen | Mit Titel, Fälligkeit in Tagen und Zuständigem (Standard: Datensatz-Eigentümer) |
| Tag hinzufügen / entfernen | Für Segmentierung und Folge-Regeln |
| Zuweisen | Datensatz einem Team-Mitglied übergeben |
| Feld setzen | z. B. Qualität, Quelle oder Branche automatisch pflegen |
| Notiz protokollieren | Hinterlässt eine Aktivität am Datensatz |
| Daten anreichern | Schiebt Lead/Firma in die automatische Anreicherung (Website-Scan, Register, Teamgröße — siehe Anreicherung) |
| Benachrichtigen | In-App-Nachricht an ein Team-Mitglied oder den Eigentümer |
| E-Mail senden | Über das Standard-Postfach, mit Platzhaltern wie {{vorname}}, {{firma}} |
Rezepte aus der Praxis¶
Datenbestand heilt sich selbst
Zeitplan täglich 06:30 · Baustein Firmen · Bedingung „Adresse fehlt" → Aktion „Daten anreichern". Neue oder unvollständige Firmen bekommen Adresse, Telefon & Co. automatisch nachgetragen.
Eingeschlafene Deals wecken
Zeitplan wöchentlich Mo 08:00 · Baustein Deals · Bedingungen „Keine Aktivität seit 14 Tagen" und Dealwert ≥ 5000 → Aufgabe „Nachfassen" an den Eigentümer + Benachrichtigung.
Gebiets-Zuordnung
Ereignis „Lead angelegt" · Bedingung „PLZ beginnt mit 8" → Zuweisen an den Kollegen Süd + Tag „Region Süd".
Gewonnene Deals feiern
Ereignis „Deal gewonnen" → Aufgabe „Dankschreiben senden" (fällig in 2 Tagen) + Notiz protokollieren.
Regel anlegen — Schritt für Schritt¶
- Menü Automatisierung → „Neue Automation".
- Auf der Wenn-Karte Ereignis oder Zeitplan wählen (beim Zeitplan: Baustein, Häufigkeit, Wiederholung).
- Über + Bedingung Bausteine ergänzen, mit Vorschau die Trefferzahl prüfen.
- Über + Aktion eine oder mehrere Aktionen anfügen.
- Aktiv lassen und Speichern — Zeitplan-Regeln laufen erstmals innerhalb von 15 Minuten.
Protokoll¶
Die Seitenleiste „Letzte Auslösungen" zeigt, wann welche Regel gefeuert hat — inklusive übersprungener Läufe (Bedingung nicht erfüllt) und Trefferzahl bei Zeitplänen. Jede Regel lässt sich jederzeit pausieren (Schalter), ohne sie zu löschen.