E-Mail-Client

Wolfstrail enthält einen Outlook-artigen E-Mail-Client (Menü E-Mail), der Ihr Geschäftspostfach direkt im CRM öffnet. Jede Nachricht landet automatisch am passenden Kontakt — der Verlauf bleibt lückenlos, ohne Copy-und-Paste.

Konten anbinden

• IMAP/POP3 + SMTP für beliebige Postfächer.
• Microsoft 365 (Graph) für Exchange-Online-Postfächer, inklusive Kalender.
• Konten werden pro Nutzer oder als Workspace-Postfach hinterlegt — unter Einstellungen.

Einrichten — Schritt für Schritt

1. Einstellungen → E-Mail-Konten → Konto hinzufügen.
2. Anbieter wählen (IMAP/SMTP oder Microsoft 365).
3. Zugangsdaten bzw. Microsoft-Anmeldung bestätigen.
4. Postfach erscheint im Menü E-Mail.

So sieht es aus

Dreispaltige Ansicht: Ordnerliste, Nachrichtenliste, Lesebereich — oben „Verfassen".

Arbeiten

• Ordner, Lesen, Verfassen, Antworten, Weiterleiten wie im gewohnten Mailprogramm.
• Eingehende und ausgehende E-Mails werden dem passenden Kontakt/der Firma zugeordnet und erscheinen im Aktivitätenverlauf des Datensatzes.
• Bei Microsoft 365 ist der Kalender des Postfachs eingebunden.
• Die KI-Assistenz formuliert auf Wunsch einen Antwort- oder Erstentwurf.

Signatur & Vorlagen

Signatur und wiederverwendbare Textbausteine (Vorlagen) legen Sie einmal an und rufen sie beim Verfassen ab.

Abgrenzung

Der E-Mail-Client ist für die persönliche 1:1-Kommunikation gedacht. Massenaussendungen laufen getrennt über Kampagnen und Sequenzen — schon wegen der Kanaltrennung nach § 7 UWG.

E-Mail direkt aus einer Firma senden

Sie müssen für eine kurze Nachricht nicht ins Postfach wechseln: Öffnen Sie eine Firma und klicken Sie oben auf E-Mail senden.

• Von — wählen Sie das Absender-Konto (persönliches oder Workspace-Postfach).
• An — die Firmen-E-Mail ist vorbelegt; Ansprechpartner der Firma fügen Sie per Klick hinzu. CC ist optional.
• Text — mit Formatierung (fett, Listen, Links).
• Anhänge aus drei Quellen — vom Computer hochladen, aus den Firmen-Dateien (Reiter Dateien der Firma) oder aus der zentralen Ablage (Flyer/Vorlagen).

Die gesendete Nachricht wird automatisch im Aktivitätenverlauf der Firma protokolliert.

Antworten landen wieder im CRM

Nutzen Sie zusätzlich das Sammelpostfach (siehe unten), damit auch eingehende Antworten automatisch der Firma zugeordnet werden.

Sammelpostfach — eingehende Mails automatisch zuordnen

Jeder Arbeitsbereich besitzt eine eigene Sammel-Adresse in der Form kürzel@app.wolfstrail-crm.de. Sie finden sie unter Einstellungen → Sammelpostfach (dort auch zum Kopieren).

So nutzen Sie es:

1. Leiten Sie relevante E-Mails an diese Adresse weiter — oder setzen Sie sie beim Schreiben in CC/BCC.
2. Wolfstrail liest den Absender aus und ordnet die Nachricht der passenden Firma oder dem Kontakt zu (per E-Mail-Adresse bzw. Firmen-Domain).
3. Die Mail erscheint als E-Mail-Aktivität am Datensatz — inklusive Anhängen.

Lässt sich ein Absender nicht eindeutig zuordnen, landet die Mail im Sammelposteingang (ebenfalls unter Einstellungen → Sammelpostfach). Dort weisen Sie sie mit zwei Klicks der richtigen Firma/dem Kontakt zu.

Datenschutz

Freimailer-Domains (gmail.com, gmx.de, web.de …) werden nicht pauschal einer Firma zugeordnet — nur exakte Treffer bei Kontakt oder Firma zählen, sonst Sammelposteingang.